¿Qué es el control interno?
Un procedimiento de control interno efectivo es el que brinda una guía sobre las prácticas que se deben seguir para proteger los recursos empresariales y la información sensible de los empleados, que son importantes para registrar, procesar y distribuir la nómina.
En las grandes empresas, los controles internos de nómina incluyen la división de los procesos en diferentes áreas, departamentos y empleados. Ya que esto asegura que varias personas puedan tener el control en el procesamiento de nómina, lo que significa que la posibilidad de cometer fraude o errores se minimizan.
Para pequeñas y medianas empresas como la suya, dividir las actividades de nómina no resultaría práctico. Por esta razón, en GPS PAYROLL, como empresa especializada en servicios de outsourcing de nomina queremos darle algunas recomendaciones.
¿Cómo implementar controles internos en la gestión de nómina en su pyme?
El control interno es un factor importante cuando se trata de la gestión de nóminas en las pequeñas y medianas empresas (PYME). Garantiza que el proceso de nóminas se lleve a cabo con precisión, con el cálculo adecuado de los pagos y las deducciones salariales.
Un procedimiento de control interno eficaz requiere orientaciones sobre prácticas destinadas a proteger los recursos de la empresa y la información de los empleados. Esto incluye una división de los procesos en diferentes áreas, departamentos y personal para minimizar el fraude o los errores. Para ayudar a las PYME a implantar un sistema eficaz de control interno de la gestión de nóminas, GPS PAYROLL ofrece algunas recomendaciones útiles.
Limite el acceso a los registros de nómina
Solo la persona que se encarga del procesamiento de nomina debería tener acceso a los procesos y registros de liquidación de la nómina. Como gerente de la empresa usted puede ser la persona encargada, sin embargo puede encargarlo a un gerente que sea de su confianza, o mucho mejor sería contratar profesionales especialistas en ellos, para lo cual puede contar con el servicio de outsourcing de nómina.
Supervise los registros
Debería revisar y analizar regularmente los registros de su nómina con el fin del asegurarse de la rigurosidad de los procesos; aunque la persona que lo haga sea de su confianza la revisión es crucial para asegurar de que no se cometan errores. Es recomendable que lo haga mensualmente, así al presentarse algún problema se enterará inmediatamente.
Aunque cuente con un servicio de outsourcing de nómina no puede desentenderse del proceso, sino que siempre debe conocer los informes y registros.
Tenga una cuenta bancaria por separado
Adquiera una cuenta bancaria solo para la nómina, que tenga los suficientes fondos para desde ella procese todos los pagos relacionados a la liquidación. Así evitará que todo el dinero de la empresa pueda estar expuesto a un fraude de nómina y mantendrá protegidos el dinero que se utiliza para los demás procesos organizacionales.
Para garantizar aún más la precisión en la gestión de las nóminas, es importante cumplir estrictamente las instrucciones del gobierno o de cualquier otro organismo autorizado. Esto incluye pagar a los empleados a tiempo y cumplir todas las normativas fiscales. Además, cuando se contrata nuevo personal o se realizan ascensos y ajustes salariales, es importante actualizar los registros de nóminas en consecuencia.
Realice auditorías en los registros
Tener auditorías periódicas sobre los registros e informes de nómina asegura que la administración se está haciendo correctamente, además de que si cumple con las normas y leyes de la legislación laboral. La auditoría lo ayuda a reconocer si el monto de los pagos es el adecuado para cada empleado y para cada una de las entidades a las que los debe vincular.
Conozca los patrones de pagos
Es importante que conozca cuál es el monto que se paga mensualmente por concepto de nómina y el promedio de varios meses. Si se presenta un periodo de pago en el que existe una gran fluctuación respecto al promedio de gasto en nómina, puede ser una alerta de que puede haber un error en los cálculos o que alguien ha manipulado la nómina.
Conozca ASÍ FUNCIONA UNA EMPRESA DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA EN COLOMBIA
En conclusión, puede decirse que un sistema de control interno bien diseñado es esencial para la gestión eficaz de las nóminas en las pequeñas y medianas empresas. Dicho sistema debe incluir procedimientos sólidos para los recursos humanos, la seguridad social y otras áreas asociadas con la gestión de las nóminas.
Además, al contar con un proceso de auditoría de control exhaustivo, los propietarios de las empresas pueden garantizar que los procesos de nómina son seguros y se supervisan con eficacia. En consecuencia, las empresas pueden estar seguras de que todas las operaciones relacionadas con las nóminas se realizan con precisión y sin fraudes.
No ponga en riesgo los cálculos de su nómina y confíe en GPS PAYROLL, nuestros profesionales especializados en procesamiento de nómina respaldan buenos resultados. ¡Contáctenos!
