El pago de los salarios de los empleados se basa en el cumplimiento de tareas y la consecución de indicadores. Es crucial entender el proceso de nómina en recursos humanos en recursos humanos para garantizar una asignación monetaria precisa de acuerdo con el contrato firmado y el periodo de pago elegido (quincenal o mensual).
¿Qué conceptos básicos hay que aclarar y cómo podemos comprenderlos mejor?
En este apartado, es fundamental empezar por los conceptos que suelen incluirse en la mayoría de las nóminas.
- Pensión
- Salud
- Riesgos laborales
- Prima de servicios
- Vacaciones
- Auxilio de cesantías
- Intereses sobre cesantías
- Aportes parafiscales (en algunos casos)
Los anteriores son los que normalmente por obligatoriedad deben estar incluidos en la liquidación de nómina, pero, dependiendo del caso particular del empleado, puede que se incluyan:
- Auxilio de transporte
- Libranzas
- Cuotas de sindicatos
- Embargos
- Primas extralegales
- Fondo de solidaridad pensional
Al considerar la remuneración, es importante tener en cuenta diversos componentes, como las horas extraordinarias, los recargos nocturnos, las comisiones y otros. Estos elementos se utilizan para calcular el importe a pagar mediante fórmulas específicas, que se analizarán más adelante.
Período de liquidación de la nómina empresarial
Este lapso de tiempo se calcula desde la fecha en la que el empleado es contratado hasta el día que se va a liquidar y como mencionamos anteriormente, depende del esquema de pago establecido por la compañía.
En Colombia, las empresas suelen pagar a sus empleados mensualmente, aunque también se utilizan pagos quincenales o semanales, especialmente en las pequeñas empresas agrícolas.
Es importante aclarar que, el período de liquidación de nómina comprende todos los términos que hacen parte de la nómina y los pagos de provisiones que se cancelan en tiempos distintos como es el caso de las cesantías, primas, recargos nocturnos, horas extras, vacaciones, entre otros.
Base de la cotización
En Colombia el IBC, índice de base de cotización, es el valor sobre el cual se determina la seguridad social y los aportes parafiscales que deben realizar las personas que celebren contratos, ya sea como empleados o independientes.
Dependiendo de la modalidad de trabajo y de ingresos extra como los recargos nocturnos, estos valores pueden cambiar. En el caso de los empleados dependientes, el empleador es el encargado de calcular cuál es el monto del IBC y de la seguridad social sobre el salario que devengan. Pero, para los independientes, esta tarifa corresponde al 40% de los ingresos obtenidos.
Fórmulas para liquidar la nómina
A cada concepto que mencionamos en el primer apartado, le corresponde una fórmula de cálculo numérico de acuerdo a los días trabajados y el salario del empleado. Conozca las más utilizadas para las deducciones principales:
- Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados)/720
- Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados)/360
- Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360
- Prima de servicios: Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360
Con base a estos cálculos, el empleador prepara el documento ya sea físico o digital en el cual detalla los aspectos cancelados y lo entrega a su colaborador con el fin de que tenga constancia sobre los pagos efectuados. Esto le permite a ambas partes tener un control sobre cada salario e identificar oportunamente si hay alguna inconsistencia.
¿Cuál es el proceso para leer una nómina y determinar su exactitud?
En el procesamiento de nómina es fundamental que todos los términos sean claros para el empleado y que se especifique claramente a qué corresponde cada valor. Así, los colaboradores entenderán que deducciones tiene su salario de acuerdo al contrato pactado.
Pero, también es importante que tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- Los datos de la empresa tienen que estar visibles y con información actualizada. Se debe incluir el nombre legal y el domicilio social.
- Al igual con los datos personales del empleado: nombres completos y documento de identidad.
- Se debe dejar claro cuál es el cargo que tiene el colaborador y a que periodo corresponde el periodo liquidado.
- Adicionalmente, se puede incluir la información bancaria de las partes, como una forma de tener claridad de las cuentas a las que debe llegar el dinero.
- Luego, va el desglose. En el caso de los ingresos del empleado se pueden clasificar entre los salariales y no salariales.
Los ingresos salariales son los que el trabajador obtiene como retribución a su trabajo mientras que los no salariales pueden ser aquellos bienes y servicios que recibe la empresa pero que no cuentan como remuneración. También es importante que los colaboradores reciban este documento, en lo posible, antes de recibir su paga con el fin de estar claros sobre el dinero que van a recibir.
Como vemos, la liquidación de nómina no es una tarea sencilla, requiere de atención al detalle y conocimientos precisos para evitar equivocaciones. Por lo tanto, es valioso que para ahorrar tiempo y optimizar tareas, cuente con servicios y asesorías de nómina profesionales que le permitan a las empresas gestionar mejor sus recursos y mantener las cuentas claras.
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En general, una buena gestión de las nóminas es esencial para empresas de cualquier tamaño. Una nómina generada en el plazo adecuado y con precisión garantiza que los empleados cobren correctamente y a tiempo. Para lograrlo, se necesitan conocimientos especializados sobre el periodo de nómina, los aportes a pensión, aportes a la salud, concepto de cálculo, así como una buena comprensión de los complementos de cálculo. Dominando estos conceptos clave para un cálculo de nóminas impecable, las empresas pueden asegurar una transición fluida entre la nómina generada y la paga del empleado.
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