CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE CÓMO LIQUIDAR UNA NÓMINA - COLOMBIA

TABLA DE CONTENIDO

1. Instrucciones para crear una liquidación de nóminas.

2. ¿Cómo liquidar una nómina?

3. La liquidación de nóminas implica el uso de porcentajes.

4. ¿Cuáles son las prestaciones sociales?

La nómina debe ser liquidada dependiendo del período de pago que su empresa haya elegido, donde generalmente la formalidad es la nómina mensual  la cual es la más utilizada.

Durante cada período de pago, deben resolverse todos los conceptos relacionados con la nómina de su empleado, incluidos los que se pagan en diferentes momentos o a terceros. En estos casos, se liquidan como provisiones, como la indemnización por despido o las primas de servicio.

Instrucciones para crear una liquidación de nóminas.

Al liquidar una nómina debe contener los siguientes elementos:

• Sueldo devengado: incluye la remuneración fija que recibe el empleado, el auxilio de transporte, las horas extras y recargos, comisiones y viáticos.
• Vacaciones: cuando aplique, las vacaciones se calculan con base a los días trabajados, en donde el total de los 15 días equivale al 4,17 %.
• Seguridad social (prestaciones sociales): los aportes a salud, pensión y ARL son asumidos por el empleado y el empleador. Así, el porcentaje que corresponde al empleado (salud 8.5 %; pensión 12 %; la ARL dependen del riesgo) debe ser descontado en la nómina sobre el total devengado.
• Parafiscales: los aportes parafiscales son asumidos en su totalidad por el empleador, pero deben quedar registrados en la liquidación como consignados.
• Prima de servicios: la prima equivale al 8.33 % por el salario del empleado.
• Auxilio de cesantías: el valor de las cesantías se calcula multiplicando el salario por el 8.33 %. Sobre las cesantías se liquidan los intereses que equivalen al 1 %.

Es importante que tenga en cuenta que cuando se trata de la liquidación de las prestaciones sociales, el auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de esos conceptos, pero en caso de otros elementos como seguridad social o parafiscales, no deben ser incluidos; en caso de las vacaciones, para poder calcularlo debe ser incluido el auxilio de transporte y los recargos nocturnos.

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¿Cómo liquidar una nómina?

La nómina se liquida con base en los porcentajes mencionados anteriormente y en los montos establecidos como salario en el contrato. Sin embargo, es importante mencionar algunos aspectos clave que se deben tener en cuenta.

• Solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la empresa.
• Tener presente el tope para aplicar la retención en la fuente.
• Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional.
• Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de los aportes parafiscales (Sena, ICBF, compensación familiar)
• Revisar la liquidación de las horas extras y los recargos si es el caso.
• Descontar los días no laborados por los empleados en el caso de que no sean justificados, debe tener en cuenta que los descuentos de salud y pensión si se deben realizar completos.
• Mirar quiénes tienen derecho a recibir auxilio de transporte y quiénes no.
• Conocer cada concepto devengado por el trabajador para diferenciar entre lo salarial y no salarial.
  
  

La liquidación de nóminas implica el uso de porcentajes.

• Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados)/360
• Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360
• Prima de servicios: (Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360
• Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados)/720
• Hora extra diurna: Valor hora ordinaria * 1,25
• Hora nocturna: Valor hora ordinaria * 1,35
• Hora extra nocturna: Valor hora ordinaria * 1,75
• Hora ordinaria dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 1,75
• Hora extra diurna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2
• Hora extra nocturna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2,5

¿Cuáles son las prestaciones sociales?

Es importante señalar que las prestaciones sociales se componen de estos cuatro conceptos.

1. Primas de servicios.
2. Cesantías.
3. Intereses a las cesantías.
4. Vacaciones.

Es importante destacar que el empleador está obligado a realizar la liquidación de la denominada prima de servicios, la cual corresponde a 30 días de salario cuando se ha laborado el año completo, según lo ordena el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo.

A continuación le presentamos un ejemplo de la liquidación de nómina:

Fuente: gerencie.com

Ahora que sabe como se debe liquidar una nómina, cuando realiza tareas que no pertenecen 100 % a sus labores, es común que no sepa muy bien cómo se deben llevar a cabo, esto es algo que se ha convertido en algo común dentro de las empresas que realizan su procesamiento de nómina dependiendo de los empleados que trabajan en el área contable o de recursos humanos, esto sin duda representa en una sobrecarga de actividades, llevando a que se presenten fallas cada vez más seguidas.

Comience a tomar las riendas de su empresa y considere que los servicio de outsourcing de nómina ya es un hecho que está teniendo grandes resultados.

En conclusión, en Colombia, la contabilidad de nóminas implica algo más que el pago de salarios. También incluye el pago de cotizaciones, que son fondos abonados por los empleadores a diversas organizaciones que proporcionan prestaciones de seguridad social a los trabajadores.

Esto incluye los pagos a diversas cajas de compensación, como el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales (FONPRES), el Instituto de Seguros Sociales (ISS) y la Caja de Compensación Familiar (CCF). Además, los empleadores también deben pagar contribuciones parafiscales a instituciones como el Sena y el ICBF. El salario integral de un trabajador se compone tanto del salario variable como de pagos adicionales como prestaciones, bonificaciones y primas por horas extras. Durante el proceso de provisión de nómina, deben tenerse en cuenta todos estos componentes para calcular la cantidad correcta de salario y cotizaciones.

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