Las apuestas digitales, el cuidado del medio ambiente y la transformación de las empresas a través de herramientas tecnológicas se han convertido en pilares fundamentales para la renovación empresarial y sin duda es un tema en el que Colombia tiene la atención puesta. En este sentido, la resolución sobre nómina electrónica 2021 pretende unirse a esta tendencia, lo que lo convertirá en un asunto de obligatorio cumplimiento para los empresarios.
La nómina electrónica debe ponerse en marcha a partir del 1 de octubre del presente año y finalizará en diciembre. Será un proceso escalonado que mes a mes irá sumando más empresas de acuerdo al número de trabajadores con los que cuente cada una. A través de esta nota le daremos a conocer los aspectos fundamentales que debe tener en cuenta a lo largo de este proceso.
El objetivo de este ambicioso proyecto es poder obtener toda la información necesaria de los contribuyentes sin necesidad de depender de las empresas puesto que ante tanto trámite podría dificultar la eficacia y control en este aspecto. Desde este sentido, este procedimiento también se convierte en una estrategia clave para la administración tributaria.
¿Qué es la nómina electrónica?
Se trata de un soporte en formato digital que el empleador debe entregar a sus empleados por deducción de salarios y pensiones. De acuerdo a la resolución 013 de febrero del 2021 emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) este soporte no debe superar los 10 días del mes siguiente en el que se efectuó el pago.
¿Cuál es la periodicidad de la nómina electrónica?
Sin importar si el procesamiento de nómina se hace semanal o quincenal, en cualquier caso el soporte electrónico deberá hacerse de manera mensual. Esta es la periodicidad definida en el artículo 03 de la resolución para enviar los soportes a la DIAN.
¿Cuándo se debe implementar la nómina electrónica?
Este asunto depende de la característica particular de la empresa, puesto que la implementación se divide entre el número de empleados; las compañías que deben ejecutar este proceso permanentemente y quienes no están obligados a expedir factura electrónica de venta. Teniendo en cuenta dichos parámetros, los plazos son:
Por número de empleados
Los grupos hacen referencia al orden establecido de acuerdo a la fase de habilitación en el cual se encuentran. Dentro de este proceso están incluidos la implementación para la funcionalidad del documento como el inicio de la transmisión del mismo.
Por proceso permanente
Dentro de este conjunto está el plazo estipulado de dos meses contados a partir de los pagos o abonos realizados.
Por sujetos que no están obligados a expedir factura electrónica
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¿Cómo se habilita la nómina electrónica?
Los servicios y asesorías de nómina son su aliado ideal para realizar este proceso sin contratiempos, ya que ellos conocen el proceso ideal para configurarla de acuerdo a las necesidades de la empresa, número de empleados, entre otros parámetros. Recuerde que para establecer este soporte electrónico primero debe habilitar este servicio en la página de la DIAN y luego si puede implementarla a través de un software propio o en el caso contrario, por medio de un proveedor tecnológico.
Recuerde que esta resolución, al igual que el de la factura electrónica, es de obligatorio cumplimiento y no tener en cuenta los plazos máximos establecidos por la entidad pública le puede acarrear problemas legales. Para los servicios de outsourcing de nómina puede contar con la experticia de GPS PAYROLL, tenemos años de acompañamiento profesional al lado de las empresas facilitando el proceso de gestión entre el departamento de recursos humanos y los empleados.
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